Conseils aux communes

 

Généralités

Les Archives départementales exercent un rôle de conseil et de contrôle sur la gestion des archives communales.

Récolement dans le cadre des élections municipales

Texte de référence sur le récolement 

Les archives communales et intercommunales sont, quel que soit leur date, leur lieu de conservation, leur forme ou leur support, des archives publiques imprescriptibles (Code du patrimoine, article L.212-1) et inaliénables (Code du patrimoine, articles L. 212-6 et L. 212-6-1).

Les communes/EPCI sont propriétaires de leurs archives et responsables de leur bonne conservation, traitement et communication dans le respect de la législation et réglementation en vigueur pour les archives publiques.

Le ministère de la Culture (service interministériel des Archives de France) a rédigé des préconisations relatives au récolement des archives communales à l’occasion des élections municipales des 15 et 22 mars 2020.

Qu’est-ce qu’un récolement ?

Un récolement est un état sommaire ou détaillé de l’ensemble des archives conservées par la commune/l’EPCI mentionnant :

  • l’intitulé des documents (ex : budgets…)
  • leurs dates extrêmes (dates du document le plus ancien et le plus récent du dossier)
  • leur métrage (mètre linéaire ou nombre de boîtes ou registres)

Il constitue :

  • un état contradictoire nécessaire pour le transfert de responsabilité lors du changement de mandat
  • un outil de gestion des archives de la commune/l’EPCI : il permet de dresser régulièrement un état des archives de la commune/l’EPCI et de faire le point sur la localisation des dossiers, leur état de classement, leur état sanitaire et de constater d’éventuelles disparitions de documents…

Pourquoi réaliser un récolement des archives ?

Les maires/présidents sont responsables de la bonne gestion des archives des communes/EPCI. Lors de chaque changement de mandat, le  transfert de responsabilité sur les archives de la commune/l’EPCI, du maire/président sortant au maire/président entrant, doit être formalisé par un procès-verbal de décharge et prise en charge des archives, accompagné du récolement sommaire des archives.

Ces documents permettent de certifier de façon contradictoire l’existence des archives à un moment donné, les maires/présidents étant responsables civilement et pénalement de toute destruction non ré­glementaire  durant la durée de leur mandat (Code pénal, articles 432-15 à 432-17).

Cette formalité permet d’engager nominativement et personnellement la responsabilité du maire/président : le récolement est particulièrement important en cas de disparition, perte ou vol de document ou de dégradations majeures dues notamment aux conditions de conservation.

Le procès-verbal et le récolement doivent être établis en 3 exemplaires et transmis :

    • au maire/président sortant comme justificatif de décharge
    • au maire/président entrant qui le versera aux archives de la commune ou de l’EPCI
    • au directeur des Archives départementales assurant le contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives, par délégation du Préfet du Gers

Quand réaliser le récolement des archives ?

Le procès-verbal et le récolement sont obligatoires à chaque changement de mandat. Si le maire/président a été réélu, il signera le procès-verbal en tant que maire/président sortant et maire/président nouvellement élu.

Ils doivent être réalisés de facto au moment des élections.

Quels sont les documents susceptibles d’être récolés ?

L’ensemble des archives produites ou reçues par la commune/l’EPCI dans le cadre de leur activité est concerné par le récolement :

  • les archives historiques/définitives (conservées dans un local d’archivage)
  • les archives courantes (conservées dans les bureaux des agents) et les archives intermédiaires (conservées dans les bureaux, les couloirs ou les locaux de préarchivage)

Comment réaliser le récolement des archives ?

Méthodologie pour le récolement des archives des communes/EPCI

Communes EPCI
Modèle de procès-verbal pour les communes
 Modèle de procès-verbal pour les EPCI

 
Modèle de récolement pour les communes Modèle de récolement pour les EPCI

Contacts

Pour tout renseignement complémentaire, n’hésitez pas à :

– contacter directement vos interlocutrices aux Archives départementales :

– écrire à : archives32@gers.fr