Communicabilité des documents

Les documents d’archives publiques sont librement consultables, sous réserve des délais particuliers prévus par la loi.
Conformément à l’article L 213-3 du Code du patrimoine, des dérogations peuvent être obtenues aux délais de communicabilité, par autorisation du préfet du Gers ou du service interministériel des Archives de France, après consultation du service versant. La demande de dérogation doit être adressée au directeur des Archives départementales du Gers.

Par ailleurs, l’état de conservation matériel de certains documents peut conduire le directeur des Archives départementales ou le président de salle à en interdire la consultation.

Le droit d’accès aux documents publics est souvent complexe. Une multitude de cas particuliers peut facilement perdre le citoyen, comme l'archiviste ! Pour aider les usagers à s'y retrouver, les Archives de France ont développé utilement la base @docs qui présente le régime juridique applicable par typologies documentaires.

Conditions de communication des documents

Le président de salle est à la disposition des lecteurs pour les orienter et les guider dans leurs recherches. Il n’a cependant pas vocation à faire les recherches en leur lieu et place.
Les demandes de communication sont faites par les lecteurs sur les terminaux informatiques.

Chaque article (identifié par une cote propre) fait l’objet d’une demande particulière.
Les levées ont lieu toutes les demi-heures à partir de 9 h 15 jusqu’à 11 h 45 puis de 13 h 45 à 16 h 15. Le nombre d’articles communiqués est fixé à 20 par jour (50 pour les généalogistes professionnels). Ce nombre peut être augmenté en fonction de l’affluence en salle de lecture et des possibilités de service. La demande doit être faite auprès du président de salle.
Le nombre d’articles pouvant être demandés simultanément par chaque lecteur est limité à trois.
Des prolongations de consultations de documents, dont l’étude n’est pas terminée le jour de leur communication, sont possibles. La demande doit être adressée au président de salle avant 16 h 45.
La consultation des documents s’effectue exclusivement en salle de lecture.

Il ne sera communiqué qu’une seule boîte, liasse ou microfilm à la fois, afin d’éviter tout mélange et toute erreur de réintégration des documents ou supports.
En fin de consultation, les documents, rangés avec précaution dans leur boîte ou leur chemise, sont restitués à la banque de prêt.
Les documents originaux ayant fait l’objet d’une numérisation ne sont plus communiqués que sous cette forme. Ils sont consultables sur les postes informatiques mis à disposition en salle de lecture.

Reproduction des documents

Le droit à la communication qui découle du Code du patrimoine (articles L 213-1 à L 213-4) n’entraîne un droit à la délivrance de reproduction que dans la mesure où cet acte ne nuit pas à la conservation du document (article L 311-9 du Code des relations entre le public et l’administration). Dans la mesure du possible, il est recommandé de privilégier la prise de notes lors de la consultation des documents originaux.
Toute reproduction est soumise à l’autorisation du président de salle et ne doit en aucun cas endommager le document ou en modifier la forme.
Les photocopies sont effectuées exclusivement par le personnel des Archives départementales en fonction des possibilités du service. En cas d’affluence, leur réalisation peut être différée.
Les demandes de photocopies doivent porter sur un nombre limité et précis de documents et de pages. L’atelier de numérisation des Archives départementales peut effectuer des reproductions numériques des documents pour le public.
Les reproductions sont facturées selon les tarifs figurant en annexe du règlement. Les frais de port, s’il y a lieu, sont également à la charge du demandeur.

Sont exclus de la photocopie :

• les ouvrages reliés,
• les pages de registres et, d’une façon générale, de tous documents reliés, y compris les collections de périodiques et de presse,
• les parchemins,
• tous les documents d’un format supérieur au format A3, soit 42 x 29,7 cm, notamment les cartes et plans,
  - les documents sur papier calque,
• les documents scellés,
• les archives publiques consultées sur dérogation,
• et d’une façon générale tous les documents qui, en raison de leur état matériel, de leur format ou de la nature de leur support sont susceptibles d’être endommagés par des opérations de reproduction.

Les lecteurs peuvent photographier eux-mêmes des documents. L’utilisation du flash est interdite ainsi que celle des scanners, mini-photocopieuses, de clefs ou disques USB ou de tout autre matériel informatique de stockage.